SharePoint oder eTMF? Wann allgemeine Dokumentenablage für klinische Studien nicht mehr reicht

Zuletzt aktualisiert: 5. November 2026

Kurzantwort: SharePoint, Google Drive, Box oder ein Dateiserver können als Trial Master File (TMF) vertretbar sein, solange die Ausgangslage klein bleibt: eine frühe Studie, wenige Zentren, überschaubares Dokumentvolumen, oder die CRO führt das TMF vollständig in ihrem eigenen validierten eTMF. Voraussetzung ist, dass der Sponsor die Ablage risikobasiert validiert und Audit Trail, Berechtigungen, direkten Inspektorenzugang und eine Archivierung über mindestens 25 Jahre nachweisbar regelt. Ein spezialisiertes eTMF wird sinnvoll, sobald mehrere Studien, Länder oder Partner zusammenkommen. Faktisch nötig wird es, wenn Vollständigkeit, zeitnahe Ablage und Audit Trail ohne manuelle Workarounds belegt werden müssen, typischerweise vor einer Inspektion oder einem Zulassungsantrag. Behörden verlangen kein bestimmtes Produkt. Entscheidend ist, dass der Aufwand für Konfiguration, Validierung und Pflege einer allgemeinen Ablage mit jeder weiteren Studie wächst.

Was leisten SharePoint, Google Drive und ein spezialisiertes eTMF für das TMF?

Allgemeine Ablagen bringen Speicherung, Versionierung und Aktivitätsprotokolle mit. Es fehlen aber eine TMF-Struktur, eine Vollständigkeitsmessung und ein dokumentbezogener Audit Trail, der dauerhaft aufbewahrt wird. Mit Konfiguration und Validierung lassen sich viele Lücken schließen, der Aufwand dafür liegt jedoch vollständig beim Sponsor. Ein spezialisiertes eTMF liefert diese Funktionen als Standard, entbindet den Nutzer aber nicht von eigener Konfiguration und Validierung.

Allgemeine Ablage vs. spezialisiertes eTMF: TMF-Anforderungen im Überblick (Stand November 2026)

Anforderung	SharePoint/Drive out of the box	SharePoint/Drive mit Konfiguration und Validierung	Spezialisiertes eTMF
TMF-Struktur/Index nach Reference Model	Nicht vorhanden. Die Ordnerstruktur wird manuell angelegt, ihre Konsistenz hängt von der Disziplin des Teams ab.	Eine Ordnervorlage nach Reference Model ist möglich. Die Pflege bei neuen Modellversionen und studienspezifischen Artefakten bleibt manuell.	Meist vorkonfiguriert. Studienspezifische Anpassung und ein TMF-Plan sind trotzdem nötig.
Metadaten je Dokument	Nur Systemfelder wie Ersteller und Änderungsdatum. TMF-Metadaten wie Artefakt, Land, Zentrum oder Dokumentdatum fehlen.	In SharePoint über Spalten und Inhaltstypen abbildbar, in Drive nur eingeschränkt. Pflichtfelder und Konsistenz erfordern erheblichen Konfigurationsaufwand.	Standardfunktion mit Pflichtmetadaten. Das Metadatenkonzept muss der Sponsor dennoch formal definieren.
Vollständigkeitsmessung (expected vs. filed)	Nicht vorhanden.	Nur über eine separate Erwartungsliste oder eine Eigenentwicklung. Das ist manuell, fehleranfällig und muss selbst validiert werden.	Dashboards und Metriken sind typischerweise Standard. Die Erwartungsliste je Studie muss gepflegt werden.
Audit Trail (wer/was/wann/warum, nicht abschaltbar)	Aktivitätsprotokolle sind vorhanden, aber zeitlich begrenzt (Herstellerangaben: Microsoft Purview Audit (Standard) 180 Tage, Google Workspace Drive-Logereignisse 6 Monate). Ein Änderungsgrund wird nicht erfasst.	Längere Aufbewahrung über Audit (Premium), das 10-Jahres-Add-on (Herstellerangabe) oder einen regelmäßigen validierten Export. Eine Begründung lässt sich nur per Workflow erfassen, Admin-Rechte bleiben ein Risiko.	Dokumentbezogener Audit Trail als Kernfunktion. Die Verfügbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer sollte vertraglich abgesichert werden.
Elektronische Signaturen nach Part 11	Nicht nativ vorhanden. Signaturen laufen über separate Werkzeuge.	Ein Signaturdienst lässt sich anbinden. Signaturmanifestation und Verknüpfung mit dem Record müssen durch Validierung nachgewiesen werden.	Häufig integriert. Die Validierung im eigenen Nutzungskontext und das Non-Repudiation-Schreiben an die FDA bleiben Pflicht des Sponsors.
Validierung (Verantwortung, Aufwand)	Nicht für den TMF-Zweck validiert. Die Nutzung außerhalb des vorgesehenen Zwecks gilt laut EMA als inhärent höheres Risiko.	Vollständig beim Sponsor: Anforderungen, Risikobewertung, Tests und Change Control bei jedem Plattform-Update. Der Aufwand ist erheblich und dauerhaft.	Ein Validierungspaket des Anbieters ist üblich. Der Sponsor muss es bewerten und ergänzen und bleibt verantwortlich.
Inspektorenzugang read-only	Gast- oder Lesezugang ist technisch möglich. Eine vollständige, unbegleitete und protokollierte Sicht auf das TMF ist aber schwer zu kontrollieren.	Eine eigene Leserolle mit individuellem Konto und Protokollierung lässt sich einrichten. Sie sollte vor jeder Inspektion getestet werden.	Eine Inspektor- oder Auditorrolle ist meist vorgesehen. Kontoanlage und Kurzschulung bleiben Prozessaufgaben.
Zusammenarbeit mit Sites/CROs	Externe Freigaben sind einfach, Berechtigungen werden aber schnell unübersichtlich. Gruppenkonten und Linkfreigaben sind ein Integritätsrisiko.	Getrennte Bereiche je Partner, individuelle Konten und regelmäßige Berechtigungsreviews sind möglich, aber manuell.	Rollen für CROs und Sites, Upload-Funktionen und teils eine eISF-Anbindung. Die Kontrolle der Sites über ihre eigenen Dokumente muss vertraglich gesichert werden.
Qualitätskontrolle/QC-Workflows	Nicht vorhanden. QC läuft über E-Mail und Listen.	Freigabe-Workflows über Automatisierungswerkzeuge sind möglich, müssen aber selbst validiert und gepflegt werden.	QC-Status und Workflows sind Standard. Der risikobasierte QC-Plan bleibt Aufgabe des Sponsors.
Archivierung 25 Jahre	Speicherung ist möglich. Sperrung, Lesbarkeit, Formatpflege und der Erhalt des Audit Trails über 25 Jahre sind nicht gewährleistet.	Erreichbar mit Aufbewahrungsfunktionen, Formatstrategie, benanntem Archivverantwortlichen und Exportroutine. Plattformwechsel über 25 Jahre sollten eingeplant werden.	Ein Archivmodus ist oft vorhanden. Regelungen zu Exit, Insolvenz und Formaten müssen im Vertrag stehen.
Export/Migration	Dateien sind exportierbar. Metadaten und Audit-Logs sind nur getrennt und zeitlich begrenzt verfügbar.	Nötig ist eine validierte Exportroutine mit Metadaten-Manifest, Log-Export und Prüfsummen.	Exportformate unterscheiden sich. Die Unterstützung des eTMF Exchange Mechanism Standard sollte gezielt erfragt werden.

Angaben zu SharePoint und Google Drive beruhen auf Herstellerdokumentation: Microsoft Learn zu Purview Audit, Microsoft Learn zu Versionslimits und Google Workspace Admin-Hilfe zu Datenaufbewahrung. Lizenzstufen und Funktionen ändern sich. Der aktuelle Stand des eigenen Tenants ist vor jeder Entscheidung zu prüfen.

Welche Anforderungen stellen Behörden an ein TMF?

Das TMF muss jederzeit die essenziellen Dokumente einer Studie enthalten und für Behörden direkt zugänglich sein. In der EU muss es nach Studienende mindestens 25 Jahre vollständig, lesbar und nachvollziehbar archiviert werden. Für elektronische TMFs erwarten EMA und FDA zusätzlich Validierung, einen geschützten Audit Trail, rollenbasierte Zugriffe und direkten Lesezugang für Inspektoren. Keine Vorschrift schreibt ein bestimmtes Produkt vor. Geprüft wird, ob das genutzte System diese Eigenschaften nachweisbar erfüllt.

EU-Verordnung 536/2014: Artikel 57 und 58

Nach Artikel 57 der Verordnung (EU) Nr. 536/2014 muss das TMF jederzeit die essenziellen Dokumente der Studie enthalten und den Behörden auf Anfrage unmittelbar zugänglich sein. Artikel 58 verpflichtet Sponsor und Prüfer, den Inhalt mindestens 25 Jahre nach Studienende zu archivieren, sofern anderes Unionsrecht keine längere Frist verlangt. Die Archivmedien müssen den Inhalt über diese Zeit vollständig und lesbar halten, und jede Änderung muss nachvollziehbar sein. Ein Eigentümerwechsel ist zu dokumentieren. Der Sponsor benennt Archivverantwortliche, und nur sie erhalten Zugang zum Archiv.

EMA-Leitlinie zum TMF (EMA/INS/GCP/856758/2018)

Die EMA-Leitlinie zu Inhalt, Management und Archivierung des TMF unterscheidet nicht zwischen Papier und elektronisch, nennt für das primäre eTMF aber konkrete Kontrollen:

individuelle Benutzerkonten, sichere Passwörter und rollenbasierte Berechtigungen, etwa für Randomisierungscodes und entblindete Daten;
Sperrung einzelner Dokumente oder des gesamten eTMF, regelmäßige Backups und periodische Wiederherstellungstests;
einen Audit Trail mit Datum, Uhrzeit und Benutzer für Anlage, Upload, Löschung und Änderung, bei Bedarf mit Begründung;
Validierung mit formalen Verfahren, Schulung aller Nutzer und formal definierte Metadaten;
einen Index bzw. ein Inhaltsverzeichnis, ein primäres TMF-System und möglichst wenige Nebensysteme;
zeitnahe Ablage mit in SOPs oder TMF-Plänen definierten Fristen sowie risikobasierte QC einschließlich Audit-Trail-Review;
Archivierung einschließlich Audit Trail, protokollierten Read-only-Zugang zum archivierten eTMF und validierte Migration inklusive Metadaten.

Lagert der Sponsor Aufgaben an eine CRO aus, bleibt er verantwortlich. Er braucht Zugriff auf den von der CRO geführten Teil, etwa per Fernzugriff auf deren eTMF. Der Vertrag soll unter anderem regeln, wer welchen Teil führt, wie das TMF strukturiert ist und wie Behörden Zugang erhalten. Außerdem soll er festlegen, was am Studienende geschieht und was gilt, wenn eine Partei ihr Geschäft aufgibt.

EMA-Leitlinie zu computergestützten Systemen (2023)

Die EMA-Leitlinie zu computergestützten Systemen und elektronischen Daten in klinischen Prüfungen (EMA/INS/GCP/112288/2023, wirksam seit September 2023) nennt eTMFs und Dokumentenmanagementsysteme ausdrücklich im Geltungsbereich. Kernpunkte für die Ablageentscheidung:

Systeme, die für andere Zwecke entwickelt wurden oder außerhalb der Spezifikation des Lieferanten genutzt werden, gelten als inhärent höheres Risiko.
Auch gekaufte, nicht studienspezifische Produkte brauchen eine Risikobewertung, ob sie für den beabsichtigten Zweck geeignet sind. Validiert wird unabhängig davon, ob ein System kommerziell verfügbar oder ein Service ist.
Normale Nutzer dürfen Audit Trails nicht abschalten können. Audit Trails sind gegen Änderung zu schützen und sollen im System selbst gespeichert sein. Sie zeigen, was von wem und wann geändert wurde, gegebenenfalls auch warum.
Inspektoren erhalten auf Anfrage vollständigen, direkten Read-only-Zugang mit individueller Kennung. Gruppenkonten gelten als inakzeptabel.
Bei Cloud-Lösungen ist der Anbieter zu qualifizieren, und die Verträge müssen detailliert sein. Anbieter, die Audits oder Inspektionen nicht unterstützen, sollen nicht genutzt werden.
Die Validierung einer Datenmigration verdient nicht weniger Aufmerksamkeit als die Systemvalidierung. Daten und Audit Trail sollen nicht getrennt werden.

ICH E6(R3): Essential Records

ICH E6(R3) ersetzt den Begriff der essenziellen Dokumente durch Essential Records und beschreibt sie in Appendix C risikoproportional: Art und Umfang hängen vom Studiendesign und von der Durchführung ab. Prinzipien und Annex 1 gelten in der EU seit dem 23. Juli 2025, Annex 2 wird dort am 15. Januar 2027 wirksam. Die FDA hat E6(R3) im September 2025 als finale Guidance veröffentlicht, die wie jede FDA-Guidance nicht rechtsverbindlich ist. Der Sponsor soll Essential Records sicher aufbewahren, Eigentümerwechsel melden und die Anforderungen an eingesetzte computergestützte Systeme risikoproportional umsetzen. Monitoring kann auch per direktem Read-only-Fernzugriff auf die Systeme erfolgen, in denen Essential Records aufbewahrt werden.

USA: 21 CFR Part 11, Part 312 und FDA-Q&A 2024

21 CFR 11.10(e) verlangt sichere, computergenerierte, zeitgestempelte Audit Trails, die Bedienereingaben zum Anlegen, Ändern oder Löschen unabhängig erfassen. Änderungen dürfen frühere Einträge nicht verdecken, und die Audit-Trail-Dokumentation ist mindestens so lange aufzubewahren wie die zugehörigen Records. Subpart C regelt elektronische Signaturen, darunter Name, Zeitpunkt und Bedeutung der Signatur sowie deren untrennbare Verknüpfung mit dem Record. Nach 21 CFR 312.57(c) bewahrt der Sponsor Records zwei Jahre nach der Zulassung auf. Ohne Zulassung gilt die Frist bis zwei Jahre nach Einstellung der Prüfpräparat-Lieferungen und Mitteilung an die FDA. Für Prüfer gilt 21 CFR 312.62(c) analog. Die FDA-Guidance „Electronic Systems, Electronic Records, and Electronic Signatures in Clinical Investigations: Questions and Answers“ (Oktober 2024) empfiehlt eine risikobasierte Validierung, deren Umfang sich nach der Art des Systems richtet. Sie stellt außerdem klar, dass Regulated Entities auch beim Einsatz von Cloud- und IT-Dienstleistern für die Erfüllung von Part 11 verantwortlich bleiben. Details zu Part 11 behandelt die Part-11-Seite.

Wo stößt SharePoint als TMF an Grenzen?

SharePoint und Google Drive sind leistungsfähige Kollaborationsplattformen, aber nicht für die Nachweispflichten eines TMF gebaut. Die Grenzen liegen weniger beim Speichern als bei der Aufbewahrung des Audit Trails, der TMF-Struktur, dem Vollständigkeitsnachweis, dem kontrollierten Inspektorenzugang und der Archivierung über 25 Jahre. Jede dieser Lücken lässt sich schließen, aber nur mit Konfiguration, Validierung und laufender Pflege durch den Sponsor.

Aufbewahrung der Audit-Logs: Laut Microsoft Learn hält Microsoft Purview Audit (Standard) Audit-Records für Logs ab dem 17. Oktober 2023 180 Tage, davor waren es 90 Tage. Audit (Premium) hält Exchange-, SharePoint- und Microsoft-Entra-Records ein Jahr. Zehn Jahre erfordern eine zusätzliche Add-on-Lizenz pro Nutzer, die laut Microsoft nicht rückwirkend greift und Logs aus der Zeit vor Einrichtung der Richtlinie nicht erhält. Laut der Google-Admin-Hilfe „Data retention and lag times“ werden Drive-Logereignisse 6 Monate aufbewahrt. Ein TMF-Audit-Trail muss dagegen nach 21 CFR 11.10(e) so lange verfügbar sein wie die Records und nach der EMA-Leitlinie mitarchiviert werden. Ohne validierten Export gehen Nachweise verloren, bevor eine Inspektion überhaupt angekündigt ist.
Versionierung: Für neue Bibliotheken in SharePoint Online gelten laut Microsoft Learn standardmäßig 500 Hauptversionen ohne Ablauf (Herstellerangabe). Die EMA verlangt, dass überholte Versionen zur Rekonstruktion der Studie erhalten bleiben. Versionslimits und automatische Bereinigung müssen daher bewusst konfiguriert und validiert werden.
Struktur und Metadaten: Ordner ersetzen keinen Index. Ohne Pflichtmetadaten je Artefakt bleiben Ablage, Suche und QC von individueller Sorgfalt abhängig. Zudem dürfen Dateinamen laut EMA Versionsangaben nicht ersetzen.
Vollständigkeit und Aktualität: Allgemeine Ablagen kennen keine erwarteten Dokumente. Ob ein TMF vollständig und zeitnah geführt ist, lässt sich nur über eine parallel gepflegte Liste belegen.
Inspektorenzugang: Die EMA erwartet direkten Read-only-Zugang mit individueller Kennung. Ein Gastkonto, das nur Teilordner sieht oder bei dem ein Mitarbeiter den Inspektor führt, erfüllt diese Erwartung nur eingeschränkt.
Partnerzugriffe: Linkfreigaben und Gruppenkonten sind schnell eingerichtet. Sie widersprechen aber dem Grundsatz individueller Konten und erschweren den Nachweis, wer wann was gesehen oder geändert hat.
Archiv und Exit: Über 25 Jahre ändern sich Lizenzmodelle, Plattformen und möglicherweise das Unternehmen selbst. Ohne Formatstrategie, benannten Archivverantwortlichen und Exit-Regelung ist die Lesbarkeitspflicht aus Artikel 58 schwer zu belegen.

Für die GMP-Dokumentenlenkung, also SOPs, Freigaben und Schulungsnachweise, gelten andere Schwerpunkte. Diese Abwägung behandelt die Seite SharePoint vs. eDMS. Funktionale Kriterien beschreibt die Seite eDMS-Anforderungen.

Was zeigen Inspektionsbefunde zum TMF und zu Systemen?

Essential Documents gehören in aktuellen EU-Inspektionen zu den häufigsten Befundbereichen. Der EMA-Bericht für 2024 nennt ausdrücklich den fehlenden Zugang von Monitoren und Inspektoren zu studienrelevanten elektronischen Systemen mit essenziellen Dokumenten als Beispiel. Inspektionsberichte nennen allerdings keine Produkte. Dass Befunde speziell auf SharePoint oder Google Drive zurückgehen, lässt sich aus öffentlichen Daten daher nicht belegen. Belegbar ist, dass genau die Eigenschaften bemängelt werden, die eine allgemeine Ablage ohne Konfiguration nicht mitbringt.

EMA, Jahresbericht 2024: Der Bericht der GCP Inspectors Working Group für 2024 (EMA/INS/GCP/37608/2025) wurde am 15. Dezember 2025 von der GCP IWG verabschiedet und im Januar 2026 veröffentlicht. Er erfasst 67 von der CHMP angeforderte Inspektionen: 52 Routine- und 15 anlassbezogene Inspektionen, davon 18 bei Sponsoren, 42 bei Prüfzentren und 5 bei CROs. Gezählt werden 335 kritische und schwerwiegende Befunde (11 kritisch, 324 major). Minor-Befunde sind erstmals nicht enthalten. Auf die Unterkategorie Essential Documents entfallen 41 Befunde (39 major, 2 kritisch), auf die Kategorie Computer System 14 Befunde, davon 12 bei Sponsoren. Als Beispiele nennt der Bericht:
- fehlenden Zugang zu elektronischen Systemen mit essenziellen Dokumenten;
- unvollständige TMFs;
- einen nicht formal dokumentierten TMF-QC-Prozess;
- eine nicht etablierte Zertifizierung von Kopien;
- unzureichende Datenmigration und Systemvalidierung.
Die CHMP-Inspektionen sind nur ein kleiner Teil aller Inspektionen in der EU.
MHRA: Der MHRA Inspectorate Blog (2015) beschreibt das TMF als die Geschichte, wie eine Studie durchgeführt wurde. Er kritisiert, dass Inspektoren häufig von Expertennutzern durch das eTMF geführt werden. Eine MHRA-Präsentation von 2016 nennt TMF-Befunde bei 84 % von 22 Sponsorinspektionen (2013–2014) und bei 82 % von 11 Sponsorinspektionen (2014–2015). Sie zitiert auch die Definition eines kritischen Befunds: Das TMF ist nicht verfügbar, nicht zugänglich oder so unvollständig, dass es keine Grundlage für die Inspektion bildet. Neuere TMF-spezifische Prozentwerte der MHRA waren nicht auffindbar.
Branchenumfragen (Anbieterangaben): In der Veeva Paperless TMF Survey 2016 sank der Anteil der Sponsoren, die ein lokales Dateisystem als eTMF nutzten, von 26 % (2014) auf 8 % (2016). Laut Veeva Unified Clinical Operations Survey 2020 nutzten 68 % der befragten Sponsoren und CROs eine speziell entwickelte eTMF-Anwendung, gegenüber 17 % im Jahr 2014. Es handelt sich um Herstellerumfragen mit Daten vor 2023, die eher große Organisationen abbilden.

Wie man ein TMF konkret inspektionsbereit hält, beschreibt der TMF Inspection Readiness Leitfaden.

Wann reicht SharePoint oder Google Drive für das TMF?

Eine allgemeine Ablage kann regulatorisch vertretbar sein, wenn die Studie klein und überschaubar ist oder das TMF vollständig im validierten eTMF einer Full-Service-CRO liegt. Weder EMA noch FDA schließen allgemeine IT- oder Cloud-Dienste aus. Sie verlangen aber eine dokumentierte Risikobewertung, eine dem Risiko angemessene Validierung und Verträge, die den Zugriff über die gesamte Aufbewahrungsdauer sichern. Wer diese Nachweise sauber führt, kann mit SharePoint oder Drive starten.

Konstellationen, in denen eine allgemeine Ablage vertretbar sein kann

Eine einzelne frühe Studie, etwa First-in-Human, mit einem oder wenigen Zentren und geringem Dokumentvolumen.
Eine Full-Service-CRO führt das TMF vollständig in ihrem eTMF, und der Sponsor hält nur sponsorspezifische Unterlagen oder Arbeitskopien.
Ein kleines, erfahrenes Team, das Ablage und QC kontinuierlich erledigt und keine Part-11-Signaturen im System selbst benötigt.

Was dann mindestens nötig ist

Risikobewertung und Validierung: Anforderungen an das TMF beschreiben und Risiken bewerten. Kritische Funktionen wie Berechtigungen, Versionierung, Audit-Log und Export testen und Plattform-Updates per Change Control bewerten. Die FDA-Q&A 2024 erlaubt einen Validierungsumfang, der sich nach der Art des Systems richtet. Die EMA hält den Nutzer auch bei kommerziellen Produkten für verantwortlich.
SOP, TMF-Plan und Index: Struktur nach dem TMF Reference Model, Ablagefristen, Namens- und Metadatenkonventionen sowie Verantwortlichkeiten.
Berechtigungskonzept: individuelle Konten, Least-Privilege-Prinzip, getrennte Bereiche für entblindete Daten und dokumentierte, regelmäßige Reviews.
Audit-Trail-Nachweis: Lizenzstufe und Log-Aufbewahrung prüfen. Audit-Logs vor Ablauf der Herstellerfrist validiert exportieren und archivieren.
Versionierung und Backup: Versionslimits passend konfigurieren, getrennte Backups anlegen und Wiederherstellungstests dokumentieren.
Inspektorenzugang: eine vorbereitete Read-only-Rolle mit individuellem Konto, vor der Inspektion getestet.
Archivierungs- und Exitkonzept: ein benannter Archivverantwortlicher, eine Formatstrategie und eine Exportroutine mit Metadaten. Dazu Regelungen für einen Anbieterwechsel oder das Ende des Unternehmens.
Lieferantenqualifizierung: Bewertung des Cloud-Anbieters und Verträge zu Datenstandort, Zugriff, Vorfällen und Datenrückgabe, wie es Annex 1 der EMA-Leitlinie und die FDA-Q&A 2024 beschreiben.

Was der Sponsor auch bei Auslagerung an die CRO sicherstellen muss

Auch wenn die CRO das TMF führt, bleibt der Sponsor nach EMA-Leitlinie und ICH E6(R3) für das TMF verantwortlich. Er braucht regelmäßigen Zugriff oder Fernzugriff auf den CRO-Teil und eine vertragliche Regelung zu Struktur, Behördenzugang und Übergabe am Studienende. Hinzu kommen Aufsicht, etwa über Audits, und eine Archivierung über die volle Frist. Wird das TMF am Ende übergeben, muss die Übertragung validiert sein und Metadaten sowie Audit Trail erhalten.

Was macht ein einfaches eTMF aus?

Ein einfaches eTMF bringt das TMF Reference Model vorkonfiguriert mit, erzwingt Metadaten beim Upload, misst Vollständigkeit automatisch und bietet Rollen für Sites, CROs und Inspektoren. Der Sponsor muss diese Funktionen also nicht selbst bauen und validieren. Einfach heißt dabei nicht funktionsarm: Einrichtung, Bedienung und Validierungsnachweis bleiben für ein kleines Team beherrschbar. Belastbare unabhängige Zahlen zur typischen Einrichtungszeit gibt es nicht. Anbieterangaben dazu sollten im Auswahlprozess konkret belegt werden.

Vorkonfiguriertes Reference Model: Das TMF Reference Model ist der De-facto-Standard für die TMF-Struktur und wird inzwischen von CDISC verwaltet. Aktuell veröffentlicht ist Version 3.3.1 vom 11. August 2023. Laut einer CDISC-Präsentation von 2024 umfasst sie 11 Zonen, 48 Sektionen und 249 Artefakte. Der Nachfolger erscheint nicht als Version 4, sondern als CDISC TMF Standard Model v1, das sich im November 2026 noch in der Community Review befindet. Nach dem Projektzeitplan, den Just in Time GCP im Mai 2026 vom CDISC Europe Interchange berichtet hat, ist die Freigabe für April 2027 vorgesehen.
Validierungspaket des Anbieters: Nach dem risikobasierten Ansatz von GAMP 5 Second Edition (ISPE, 2022) kann der Sponsor Nachweise des Lieferanten nutzen, etwa IQ/OQ-Dokumentation und Testberichte. Die EMA-Leitlinie verlangt, dass er diese Nachweise bewertet, typischerweise per Audit, und Lücken durch eigene Tests schließt.
Bedienbarkeit für Partner: Gastzugänge und Upload-Funktionen für Sites und CROs, gegebenenfalls eine eISF-Anbindung. Die Sites dürfen dabei die Kontrolle über ihre eigenen Dokumente nicht verlieren.
Vollständigkeit und QC: Dashboards für erwartete versus abgelegte Dokumente, Aktualitätsmetriken und QC-Workflows mit Status.
Inspektorenzugang: eine vordefinierte Read-only-Rolle mit protokolliertem Zugriff.
Export und Archiv: Export mit Metadaten und Audit Trail, idealerweise mit Unterstützung des eTMF Exchange Mechanism Standard, aktuell Version 1.0.2 (wirksam seit Januar 2022).

Lizenzmodelle unterscheiden sich vor allem darin, ob pro Studie, pro Nutzer oder nach Dokumentvolumen abgerechnet wird. Häufig kommen eine Plattformgebühr sowie einmalige Kosten für Onboarding, Validierungsunterstützung und Migration hinzu. Konkrete Preisspannen und eine Gesamtkostenbetrachtung finden sich auf der Seite Kosten von eTMF-Software. Ein detaillierter Anbietervergleich findet sich im eTMF software comparison.

Wie migriert man ein TMF aus SharePoint in ein eTMF?

Eine TMF-Migration ist ein Vorgang, der validiert werden muss. Die Dokumente werden inventarisiert, auf den Reference-Model-Index gemappt und mit Metadaten angereichert. Anschließend werden sie mit Prüfsummen und Stichproben verifiziert und in einem Migrationsbericht dokumentiert. Die EMA verlangt, dass die Migrationsvalidierung nicht weniger Aufmerksamkeit erhält als die Systemvalidierung und dass Daten und Audit Trail nicht getrennt werden. Der kritischste Punkt bei SharePoint oder Drive ist die Audit-Log-Historie, die nach Ablauf der Herstellerfrist verfällt.

Sinnvolle Zeitpunkte

vor Studienstart, wenn noch kaum Dokumente existieren;
vor Aufnahme weiterer Studien, Länder oder CROs;
mit ausreichendem Vorlauf vor der ersten Inspektion oder einem Zulassungsantrag, nicht in der heißen Vorbereitungsphase;
beim CRO-Wechsel oder wenn die CRO das TMF am Studienende an den Sponsor übergibt.

Vorgehen

Bestandsaufnahme: alle Speicherorte erfassen, einschließlich E-Mail-Ablagen und Laufwerke, und Dubletten sowie Arbeitsstände identifizieren.
Mapping: jede Datei einem Artefakt des Reference Model zuordnen und das Mapping als Teil der Migrationsdokumentation aufbewahren, wie es die EMA verlangt.
Metadatenanreicherung: Dokumentdatum, Land, Zentrum, Version und Status ergänzen. Systemzeitstempel sind dabei kein Ersatz für das fachliche Dokumentdatum.
Versionen und Audit-Trail-Historie: überholte Versionen mitnehmen. Audit-Logs und Versionsverläufe vor Ablauf der Herstellerfrist exportieren und mit den Dokumenten verknüpft archivieren.
Migrationsplan und Validierung: Risiken analysieren und das Verfahren mit Testdaten erproben. Nach der Migration Anzahlabgleich, Prüfsummen- bzw. Hash-Vergleich und risikobasierte Stichproben durchführen.
Migrationsbericht: Abweichungen, Korrekturen und Freigabe dokumentieren.
Quellsystem: auf Read-only setzen und erst nach verifizierter Migration stilllegen. Originale dürfen nur vernichtet werden, wenn zertifizierte Kopien vorliegen. Laut EMA und FDA ist das eine Kopie, die per datierter Signatur oder durch einen validierten Prozess bestätigt wurde und dieselben Informationen wie das Original enthält, einschließlich Kontext und Metadaten.

Typische Risiken sind verlorene Metadaten und Audit-Trail-Historie, Fehlzuordnungen zu Artefakten, Dubletten, eine unvollständige Übernahme sowie überschriebene Datums- und Zeitstempel. Das TMF verweist oft auf SOPs, Schulungsnachweise, Abweichungen oder CAPAs, die in anderen Systemen liegen. Die EMA nennt diese Systeme ausdrücklich als Teil des TMF und verlangt für sie dieselben Kontrollen. Eine integrierte, vorvalidierte Plattform für eTMF und Qualitätsprozesse reduziert dann die Zahl der zu validierenden Schnittstellen. Einen Überblick über Qualitätssysteme bietet der eQMS Software Vergleich.

Welche Lösung passt zu welcher Ausgangslage?

Die richtige Wahl hängt weniger von der Unternehmensgröße ab als davon, wer das TMF führt, wie viele Studien und Partner beteiligt sind und wann eine Inspektion zu erwarten ist. Die folgenden Empfehlungen leiten sich aus den regulatorischen Anforderungen, den Herstellergrenzen allgemeiner Ablagen und den Inspektionsbefunden ab.

TMF komplett bei der Full-Service-CRO

Ein eigenes eTMF ist nicht zwingend, wenn die CRO das TMF vollständig in ihrem validierten eTMF führt. Der Sponsor muss aber Fernzugriff, Behördenzugang, Aufsicht und die Übergabe am Studienende mit Metadaten und Audit Trail vertraglich regeln. Außerdem muss er ein Zielsystem für die 25-jährige Archivierung festlegen, bevor die Übergabe ansteht. Sponsorspezifische Unterlagen gehören in eine kontrollierte, validierte Ablage.

Sponsor führt TMF selbst, eine Studie

Eine allgemeine Ablage ist hier vertretbar, wenn das Mindestpaket steht: Validierung, SOP, TMF-Plan, Berechtigungskonzept, Audit-Log-Export, Inspektorenrolle und Archivkonzept. Rechnet man den Aufwand für Konfiguration, Validierung und Pflege ehrlich ein, ist ein vorvalidiertes eTMF oft schon bei einer Studie die einfachere Lösung. Das gilt besonders, wenn Part-11-Signaturen oder US-Einreichungen geplant sind.

Mehrere Studien oder Länder

Ab mehreren Studien, Ländern oder CROs ist ein spezialisiertes eTMF in der Regel die robustere Lösung. Vollständigkeitsmessung, konsistente Metadaten, Partnerzugriffe und QC lassen sich in einer allgemeinen Ablage nur mit wachsendem manuellem Aufwand und steigender Fehlerquote abbilden. Genau diese Punkte erscheinen in Inspektionsbefunden.

Inspektion oder Zulassungsantrag in Sicht

Steht eine Inspektion oder ein Zulassungsantrag an, muss das TMF vollständig und zeitnah geführt sein, und Inspektoren müssen es direkt und ohne Begleitung lesen können. Wer noch in SharePoint oder Drive arbeitet, sollte die Migration mit ausreichendem Vorlauf validiert abschließen. Ist das zeitlich nicht möglich, sollte die bestehende Ablage gezielt gehärtet werden: Audit-Logs sichern, Index und Vollständigkeitsliste abgleichen und den Inspektorenzugang testen.

Häufige Fragen zu SharePoint, Google Drive und eTMF

Kann man SharePoint als eTMF nutzen?

Ja, wenn SharePoint risikobasiert für den TMF-Zweck validiert und passend konfiguriert wird. Index, Metadaten, Berechtigungen, Audit Trail, Inspektorenzugang und Archivierung müssen dann die Anforderungen von EMA und FDA erfüllen. Laut Microsoft Learn hält Purview Audit (Standard) Audit-Records 180 Tage (für Logs ab dem 17. Oktober 2023). Deshalb braucht es eine höhere Lizenzstufe oder einen validierten Log-Export. Der Aufwand liegt vollständig beim Sponsor und wächst mit jeder Studie.

Ist Google Drive GCP-konform?

Kein System ist für sich genommen GCP-konform. Konform ist eine validierte Nutzung mit passenden Prozessen. Google Drive kann Teil einer solchen Lösung sein. Laut der Google-Admin-Hilfe „Data retention and lag times“ werden Drive-Logereignisse aber 6 Monate aufbewahrt, und TMF-Struktur, Pflichtmetadaten und Vollständigkeitsmessung fehlen. Ohne zusätzliche Kontrollen, Validierung und Log-Archivierung erfüllt Drive die Erwartungen an ein TMF nicht.

Welche einfache Software eignet sich für Studiendokumente?

Für ein TMF eignet sich Software, die das TMF Reference Model vorkonfiguriert mitbringt und Metadaten beim Upload erzwingt. Sie sollte außerdem Vollständigkeit messen, einen dauerhaften Audit Trail führen und einen Read-only-Zugang für Inspektoren bieten. Ein vom Anbieter bereitgestelltes Validierungspaket reduziert den eigenen Aufwand, ersetzt aber nicht die Bewertung durch den Sponsor. Allgemeine Ablagen eignen sich für Arbeitsdokumente, als TMF aber nicht ohne zusätzliche Kontrollen.

Brauche ich ein eTMF, wenn meine CRO das TMF führt?

Nicht zwingend, wenn die CRO das TMF vollständig in ihrem validierten eTMF führt. Der Sponsor bleibt dennoch verantwortlich. Er braucht Zugriff, Aufsicht und eine vertraglich geregelte Übergabe am Studienende mit Metadaten und Audit Trail. In der EU muss er zudem eine Archivierung über mindestens 25 Jahre sicherstellen. Spätestens zur Übergabe braucht er ein geeignetes Zielsystem.

Was ist der Unterschied zwischen eTMF und CTMS?

Ein eTMF verwaltet die Essential Records, die die Durchführung einer Studie belegen, und muss sie inspektionsfähig archivieren. Ein CTMS steuert den operativen Studienbetrieb, etwa Meilensteine, Zentren, Rekrutierung und Monitoringbesuche. Laut EMA können Berichte, die aus CTMS-Daten erzeugt werden, als PDF im eTMF abgelegt werden. Die ursprüngliche dynamische Datei bleibt dann im Quellsystem.

Wie migriere ich ein TMF aus SharePoint in ein eTMF?

Zuerst inventarisieren, auf den Reference-Model-Index mappen und Metadaten ergänzen. Audit-Logs vor Ablauf der Herstellerfrist exportieren und die Migration mit Testdaten validieren. Nach der Übernahme mit Anzahlabgleich, Prüfsummen und Stichproben verifizieren und das Ergebnis in einem Migrationsbericht dokumentieren. Das Quellsystem wird erst nach verifizierter Migration stillgelegt, Originale werden nur bei vorliegenden zertifizierten Kopien vernichtet.

Wie lange muss das TMF aufbewahrt werden?

In der EU mindestens 25 Jahre nach Studienende nach Artikel 58 der Verordnung (EU) Nr. 536/2014, sofern anderes Unionsrecht nicht länger verlangt. In den USA gilt für Sponsoren nach 21 CFR 312.57(c) eine Frist von zwei Jahren nach der Zulassung bzw. nach Einstellung der Prüfpräparat-Lieferungen. Bei Studien für mehrere Regionen gilt in der Praxis die längste anwendbare Frist.

Muss ein eTMF-Anbieter die Validierung übernehmen?

Nein. Der Anbieter liefert typischerweise Validierungsdokumentation. Der Sponsor muss sie nach der EMA-Leitlinie bewerten und bei Lücken durch eigene Tests ergänzen. Die Verantwortung für die Validierung des eingesetzten Systems bleibt beim Sponsor, auch bei Cloud- und SaaS-Lösungen.

Quellen

Autor: Jan Krikava – Ehemaliger Life Science Consultant, der Docuply aus seiner eigenen Beratungserfahrung heraus gegründet hat. 14 Jahre Erfahrung im Quality Management. Wirtschaftsinformatik B. Sc. LinkedIn: linkedin.com/in/jan-krikava

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