Allgemeine Geschäftsbedingungen
§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner
(1) Die Docuply UG (haftungsbeschränkt), Julius-Hatry-Str. 1, 68163 Mannheim, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 738260 (im Folgenden: Docuply), stellt unter docuply.io eine web-basierte Cloud-Software für das Dokumentenmanagement, das Qualitätsmanagement und die Verwaltung von Trial Master Files bereit (im Folgenden: Software).
(2) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden: AGB) gelten für sämtliche Verträge über die Nutzung der Software zwischen Docuply und dem Kunden, einschließlich der unentgeltlichen Nutzung nach § 4.
(3) Die Software richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, an juristische Personen des öffentlichen Rechts und an öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB kommt nicht zustande. Der Kunde bestätigt mit der Registrierung, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.
(4) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, Docuply stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu. Dies gilt auch dann, wenn Docuply die Leistung in Kenntnis solcher Bedingungen vorbehaltlos erbringt.
§ 2 Vertragsgegenstand
(1) Docuply stellt dem Kunden die Software für die Laufzeit des Vertrages als Software-as-a-Service über das Internet zur Nutzung bereit. Docuply schuldet die Bereitstellung der Software bis zum Übergabepunkt in das öffentliche Datennetz. Die Herstellung und Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen diesem Übergabepunkt und der IT-Infrastruktur des Kunden ist nicht Gegenstand des Vertrages.
(2) Der jeweilige Funktionsumfang ergibt sich aus diesen AGB, der jeweils gültigen Leistungsbeschreibung, der unter https://docuply.io/preise/ veröffentlichten Übersicht der Module und Preise sowie einer etwaigen Auftragsbestätigung.
(3) Die Dokumente des Kunden werden verschlüsselt und in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Einzelheiten zu den Hosting- und Zugriffsorten ergeben sich aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
(4) Ein Anspruch auf den unveränderten Fortbestand einzelner Funktionen besteht nicht, soweit sich aus einer Auftragsbestätigung nichts anderes ergibt. § 10 und § 21 bleiben unberührt.
§ 3 Registrierung und Vertragsschluss
(1) Die Darstellung der Software auf docuply.io stellt kein verbindliches Angebot von Docuply dar.
(2) Die Nutzung der Software setzt die Einrichtung eines Kundenkontos voraus. Mit dem Absenden der Registrierung gibt der Kunde ein verbindliches Angebot auf Abschluss eines Vertrages über die unentgeltliche Nutzung nach § 4 ab. Docuply nimmt dieses Angebot durch Freischaltung des Zugangs oder durch Übersendung der Zugangsdaten an die angegebene E-Mail-Adresse an.
(3) Der Kunde hat die bei der Registrierung erhobenen Daten vollständig und zutreffend anzugeben und Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.
(4) Ein Vertrag über die entgeltliche Nutzung kommt nach Maßgabe von § 5 Abs. 1 zustande.
§ 4 Testphase und Free-Tier-Version
(1) Nach der Registrierung stehen dem Kunden für vierzehn (14) Tage ab Freischaltung des Zugangs sämtliche Funktionen des jeweils aktuellen Leistungsumfangs unentgeltlich zur Verfügung (Testphase). Jedem Kunden steht nur eine Testphase zu. Eine Verlängerung liegt im alleinigen Ermessen von Docuply.
(2) Nach Ablauf der Testphase wird das Kundenkonto automatisch und ohne weitere Erklärung in die unentgeltliche Free-Tier-Version überführt. Eine automatische Umwandlung in einen entgeltlichen Vertrag findet nicht statt; einer Kündigung durch den Kunden bedarf es hierfür nicht.
(3) Die Free-Tier-Version umfasst:
(a) das elektronische Dokumentenmanagementsystem (eDMS);
(b) zehn (10) elektronische Signaturen je Kalendermonat nach 21 CFR Part 11;
(c) bis zu acht (8) Benutzer;
(d) 500 MB Speicherplatz in der EU-Cloud.
(4) Über das Kontingent nach Absatz 3 lit. b hinausgehende Signaturen können nicht ausgelöst werden. Der Zähler wird zu Beginn jedes Kalendermonats zurückgesetzt; nicht genutzte Signaturen verfallen und werden nicht übertragen.
(5) Überschreitet der Kunde nach Ablauf der Testphase die Grenzen nach Absatz 3 lit. c oder lit. d, tritt für das Kundenkonto ein Schreibschutz ein. Das Lesen, Herunterladen und Löschen vorhandener Daten bleibt möglich; das Anlegen weiterer Benutzer sowie das Hochladen weiterer Daten ist nicht möglich, bis der Kunde die Nutzung entsprechend reduziert oder in die entgeltliche Version wechselt.
(6) Nicht Gegenstand der Free-Tier-Version sind insbesondere das Service Level Agreement, telefonischer Support, ein fester Kundenansprechpartner, der Auftragsverarbeitungsvertrag nach § 15 Abs. 4 sowie die validierungsunterstützenden Leistungen nach § 18 Abs. 3. Anfragen über die Support-Funktion innerhalb der Software werden nach billigem Ermessen von Docuply beantwortet; ein Anspruch auf Bearbeitung oder auf die Einhaltung bestimmter Reaktionszeiten besteht nicht.
(7) Docuply ist berechtigt, Umfang und Grenzen der Free-Tier-Version zu ändern sowie die Free-Tier-Version insgesamt einzustellen. Docuply kündigt dies mit einer Frist von dreißig (30) Tagen in Textform an. Innerhalb dieser Frist kann der Kunde seine Daten jederzeit selbst exportieren.
(8) Docuply ist berechtigt, Free-Tier-Konten zu löschen, bei denen zwölf (12) aufeinanderfolgende Monate keine Anmeldung erfolgt ist. Docuply weist hierauf dreißig (30) Tage und erneut sieben (7) Tage vor der Löschung per E-Mail an die hinterlegte Adresse hin.
(9) Der Kunde kann die Free-Tier-Version jederzeit und ohne Einhaltung einer Frist durch Löschung des Kundenkontos beenden. Docuply kann die Free-Tier-Version gegenüber dem einzelnen Kunden mit einer Frist von dreißig (30) Tagen in Textform beenden. Für Export und Löschung gilt § 17 Abs. 4.
§ 5 Entgeltliche Version, Module und Benutzerkontingent
(1) Der Kunde kann jederzeit über die Software in die entgeltliche Version wechseln. Mit der Bestätigung der Buchung gibt der Kunde ein verbindliches Angebot auf Abschluss eines entgeltlichen Nutzungsvertrages ab. Der Vertrag kommt mit Zugang der Auftragsbestätigung, spätestens mit Freischaltung der entgeltlichen Version zustande.
(2) Die entgeltliche Version umfasst die auf docuply.io beworbenen Funktionen im jeweils gültigen Leistungsumfang.
(3) Der Kunde kann den Funktionsumfang jederzeit durch die unter https://docuply.io/preise/ ausgewiesenen Module erweitern. Module werden ab Aktivierung anteilig abgerechnet, folgen der Laufzeit des Hauptvertrages und können einzeln mit der Frist des § 7 Abs. 2 abbestellt werden.
(4) Der Kunde kann das Benutzerkontingent jederzeit über die Software erweitern oder verringern. Eine Erweiterung wird sofort wirksam und für den laufenden Abrechnungszeitraum anteilig berechnet. Eine Verringerung wird zu Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums wirksam; eine Erstattung für den laufenden Abrechnungszeitraum erfolgt nicht.
§ 6 Vergütung und Zahlungsbedingungen
(1) Die Vergütung für die entgeltliche Version beträgt, soweit nicht abweichend vereinbart oder Rabatte gewährt werden, 99,00 EUR netto je Benutzer und Kalendermonat zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Maßgeblich ist die Anzahl der gebuchten Benutzer, nicht die tatsächliche Nutzung.
(2) Die Vergütung ist monatlich im Voraus zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums fällig.
(3) Die Zahlung erfolgt per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift. Der Kunde erteilt Docuply hierfür die erforderlichen Zahlungsdaten beziehungsweise ein SEPA-Lastschriftmandat und stellt die Deckung des Kontos sicher. Der Einzug erfolgt automatisch zum Zeitpunkt der Fälligkeit.
(4) Die Zahlung per Banküberweisung steht gegen Aufpreis und nach gesonderter Vereinbarung zur Verfügung. Aufpreis und Zahlungsziel werden im Einzelfall zwischen den Parteien vereinbart.
(5) Docuply ist berechtigt, die Vergütung mit einer Ankündigungsfrist von zwölf (12) Wochen in Textform anzupassen, frühestens jedoch zwölf (12) Monate nach Vertragsbeginn und danach höchstens einmal innerhalb von zwölf (12) Monaten. Der Kunde ist berechtigt, den Vertrag bis zum Wirksamkeitsdatum der Anpassung in Textform zum Wirksamkeitsdatum außerordentlich zu kündigen. Docuply weist in der Ankündigung gesondert auf das Kündigungsrecht, die Frist und die Folgen des Fristablaufs hin.
(6) Gegen Forderungen von Docuply kann der Kunde nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Kunden nur wegen Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis zu.
(7) Befindet sich der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, schuldet er Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe. Nach erfolglosem Ablauf einer von Docuply gesetzten Nachfrist von vierzehn (14) Tagen ist Docuply berechtigt, den Zugang zur Software zu sperren. Eine Überführung des Kundenkontos in die Free-Tier-Version findet in diesem Fall nicht statt. Der Vergütungsanspruch für den laufenden Vertragszeitraum bleibt bestehen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung nach § 7 Abs. 4 bleibt unberührt.
§ 7 Vertragsbeginn, Laufzeit und Kündigung
(1) Der entgeltliche Vertrag beginnt mit der Freischaltung der entgeltlichen Version. Die Vertragslaufzeit beträgt einen (1) Monat und verlängert sich jeweils automatisch um einen weiteren Monat, sofern er nicht nach Absatz 2 gekündigt wird.
(2) Der Vertrag kann jederzeit gekündigt werden. Die Kündigung wird zum Ende des auf den Zugang der Kündigungserklärung folgenden Kalendermonats wirksam.
(3) Die Kündigung bedarf der Textform. Sie kann auch über die hierfür vorgesehene Funktion innerhalb der Software erklärt werden.
(4) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für Docuply liegt insbesondere vor bei Zahlungsverzug nach § 6 Abs. 7 sowie bei erheblichen oder wiederholten Verstößen gegen § 11 oder § 12.
(5) Mit Wirksamwerden der Kündigung wird das Kundenkonto in die Free-Tier-Version überführt, sofern der Kunde nicht die Löschung des Kontos verlangt. § 4 Abs. 5 gilt entsprechend. Für Export und Löschung gilt § 17.
(6) Die Free-Tier-Version kann der Kunde jederzeit ohne Einhaltung einer Frist nach § 4 Abs. 9 beenden.
§ 8 Verfügbarkeit
(1) Docuply stellt die Software mit einer Verfügbarkeit von 99,95 % im Jahresmittel je Kalenderjahr bereit, gemessen von der Server-Infrastruktur des Rechenzentrums bis zum Übergabepunkt in das öffentliche Datennetz. Diese Zusage gilt für die entgeltliche Version und für die Free-Tier-Version gleichermaßen.
(2) Die aktuelle Verfügbarkeit kann jederzeit unter https://status.docuply.io eingesehen werden. Diese Seite dient zugleich als Nachweis der erreichten Verfügbarkeit.
(3) Nicht auf die Verfügbarkeit angerechnet werden Zeiten, in denen die Software aus den nachfolgenden Gründen nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung steht:
(a) angekündigte Wartung sowie Notfallwartung nach § 10;
(b) Störungen oder Ausfälle von Diensten oder Infrastruktur Dritter, die Docuply zur Leistungserbringung einsetzt und die außerhalb des Einflussbereichs von Docuply liegen;
(c) höhere Gewalt nach § 20 sowie sonstige Ereignisse außerhalb des Verantwortungs- oder Einflussbereichs von Docuply;
(d) Störungen, die der Kunde oder von ihm eingeschaltete Dritte zu vertreten haben, insbesondere die Nichterfüllung der Mitwirkungspflichten und technischen Voraussetzungen nach § 11.
(4) Wird die Verfügbarkeit nach Absatz 1 nicht erreicht, entstehen keine automatischen Gutschriften oder Service Credits. Die gesetzlichen Rechte des Kunden, insbesondere das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund, bleiben unberührt.
§ 9 Support
(1) Kunden der entgeltlichen Version steht für technische und anwendungsbezogene Fragen der Support montags bis freitags von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr (CET beziehungsweise CEST) mit Ausnahme der am Sitz von Docuply geltenden bundeseinheitlichen Feiertage zur Verfügung, und zwar per E-Mail an [email protected], über die Support-Schaltfläche innerhalb der angemeldeten Anwendung sowie telefonisch unter +49 621 15028814. Diesen Kunden wird ein fester Ansprechpartner benannt. Priorisierung und Reaktionszeiten richten sich nach dem Service Level Agreement.
(2) In der Free-Tier-Version besteht kein Anspruch auf Support. Anfragen über die Support-Funktion innerhalb der Software werden nach billigem Ermessen von Docuply beantwortet, ohne Rechtsanspruch und ohne zugesagte Reaktionszeiten. Telefonischer Support wird nicht angeboten; ein fester Ansprechpartner wird nicht benannt.
(3) Support kann auch durch Fernwartung erbracht werden. Nimmt der Kunde eine Fernwartung in Anspruch, ist er gehalten, Dokumente mit personenbezogenen oder sonst vertraulichen Daten im Vorfeld zu schließen.
§ 10 Wartung und Änderungen der Software
(1) Geplante Wartungsarbeiten führt Docuply vorzugsweise außerhalb der Servicezeiten nach § 9 Abs. 1 durch. Docuply kündigt geplante Wartungsfenster mindestens vierundzwanzig (24) Stunden im Voraus unter https://status.docuply.io an.
(2) Notfallwartung, die zur Aufrechterhaltung der Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit der Software erforderlich ist, kann Docuply jederzeit durchführen. Docuply informiert hierüber so früh wie möglich.
(3) Zeiten geplanter Wartung und der Notfallwartung werden nicht auf die Verfügbarkeit nach § 8 angerechnet.
(4) Änderungen an der Software teilt Docuply über https://status.docuply.io mit. Für Kunden der entgeltlichen Version wird diese Regelung durch das Service Level Agreement erweitert, insbesondere um die Unterscheidung zwischen Major Changes und geringfügigen Änderungen, um Ankündigungsfristen, um die Bereitstellung einer Validierungsumgebung und um Release Notes.
(5) Die Software wird als Mandanten-übergreifender Dienst betrieben. Der Zeitpunkt der Produktivsetzung einer Änderung gilt daher einheitlich für alle Kunden.
§ 11 Mitwirkungspflichten des Kunden
(1) Die nachfolgenden Mitwirkungsleistungen sind Hauptleistungspflichten des Kunden und nicht allein als Nebenpflichten oder Obliegenheiten zu verstehen.
(2) Der Kunde ist für die von ihm eingestellten Inhalte und die mit der Software verarbeiteten Daten ausschließlich selbst verantwortlich. Er verpflichtet sich, die Software nur vertragsgemäß und im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen zu nutzen und dabei keine Rechte Dritter zu verletzen. Der Kunde wird Docuply unverzüglich, möglichst in Textform, informieren über:
(a) den Missbrauch oder den Verdacht des Missbrauchs der vertraglich vereinbarten Leistung;
(b) eine Gefahr oder den Verdacht einer Gefahr für die Einhaltung des Datenschutzes oder der Datensicherheit;
(c) eine Gefahr oder den Verdacht einer Gefahr für die von Docuply bereitgestellte Leistung, etwa durch Verlust von Zugangsdaten oder einen Angriff auf die Systeme des Kunden.
(3) Der Kunde benennt einen qualifizierten Ansprechpartner nebst Stellvertreter, der berechtigt ist, die zur Durchführung des Vertrages erforderlichen Entscheidungen zu treffen oder unverzüglich herbeizuführen, und teilt Änderungen unverzüglich mit.
(4) Der Kunde stellt die technischen Voraussetzungen für die Nutzung der Software selbst sicher. Die Anbindung an das Internet mit ausreichender Bandbreite und Latenz liegt in seinem Verantwortungsbereich. Für eine optimale Nutzung verwendet der Kunde die Browser Google Chrome oder Mozilla Firefox in ihrer jeweils aktuellen Version und erlaubt in den Browsereinstellungen die Verwendung von Cookies. Erfüllt der Kunde diese Voraussetzungen nicht, kann es zu Einschränkungen der Nutzbarkeit kommen, für die Docuply nicht verantwortlich ist.
(5) Der Kunde trifft innerhalb der eigenen Organisation IT-Sicherheitsmaßnahmen nach dem jeweiligen Stand der Technik. Hierzu gehören insbesondere der Einsatz und die regelmäßige Aktualisierung marktüblicher Schutzsoftware auf den zur Nutzung eingesetzten Endgeräten, die Vergabe und regelmäßige Aktualisierung sicherer Passwörter nach Maßgabe des BSI IT-Grundschutz oder eines äquivalenten anerkannten Sicherheitsstandards, der Einsatz einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, einer automatischen Inaktivitätssperre sowie einer Firewall.
(6) Der Kunde hat für die Geheimhaltung der seinen Benutzern zugeordneten Identifikations- und Authentifizierungsdaten Sorge zu tragen. Die Weitergabe von Passwörtern sowie die Nutzung gemeinsam genutzter Benutzerkonten (Shared Accounts) sind unzulässig; dies gilt sowohl für das Kundenkonto als auch für die eingesetzten Endgeräte.
(7) Der Kunde trägt für die Sicherheit der verwendeten Internetverbindung Sorge, insbesondere durch die Nutzung firmeneigener statt öffentlicher Virtual Private Networks sowie durch die Nutzung von VPN-Verbindungen in öffentlichen Netzwerken.
(8) Der Kunde ist für die fachliche Einrichtung und Administration des Kundenkontos selbst verantwortlich, unabhängig davon, ob Docuply ihn hierbei unterstützt. Hierzu zählen insbesondere die Migration von Daten und die Konfiguration von Prozessen, die technische Anbindung von Schnittstellen auf Seiten des Kunden sowie das Anlegen von Benutzern und Rollen und die Zuweisung von Zugängen.
(9) Der Kunde informiert Docuply über auftretende Leistungsstörungen unverzüglich in Textform und übermittelt nachvollziehbare Angaben zur Störung. Er unterstützt Docuply in angemessenem Umfang bei der Fehleridentifizierung und Fehlerbehebung. Docuply ist berechtigt, dem Kunden vorübergehend Umgehungsmöglichkeiten aufzuzeigen und die Ursache später zu beseitigen, sofern dies dem Kunden zumutbar ist.
(10) Der Kunde ist gehalten, die Software während der Testphase nach § 4 Abs. 1 auf ihre Eignung für seine Zwecke zu prüfen.
§ 12 Nutzungsrechte
(1) Docuply räumt dem Kunden für die Laufzeit des Vertrages ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und räumlich unbeschränktes Recht ein, die gebuchte Software im vertraglich vereinbarten Umfang zu nutzen. Das Nutzungsrecht umfasst auch die jeweils neu verfügbaren Versionen der Software.
(2) Der Kunde darf die Software ausschließlich für eigene Geschäftszwecke nutzen. Eine Überlassung an Dritte ist unzulässig; hiervon unberührt bleibt die Nutzung der in der Software vorgesehenen Kollaborationsfunktionen in dem dafür vorgesehenen Umfang.
(3) Inhalte, die der Kunde aus der Software abgerufen oder heruntergeladen hat, darf er nur zum eigenen Gebrauch im Rahmen seiner gewerblichen, selbständigen oder wissenschaftlichen Tätigkeit verwenden.
(4) Es ist dem Kunden nicht gestattet, Unbefugten den Zugang zur Software zu ermöglichen.
(5) Bei einer missbräuchlichen Nutzung der Software durch den Kunden oder durch einen Dritten, dem der Kunde die Nutzung ermöglicht hat, entfallen die Nutzungsrechte.
(6) Art und Umfang der Nutzungsrechte an Software Dritter, die Docuply dem Kunden zur Verfügung stellt, richten sich nach den Nutzungsbedingungen des Dritten und sind auf die Laufzeit des Vertrages beschränkt. Docuply legt dem Kunden diese Nutzungsbedingungen offen.
(7) Die Nutzungsrechte entfallen, solange die vereinbarte Vergütung nicht oder nicht fristgerecht gezahlt ist. § 6 Abs. 7 bleibt unberührt.
§ 13 Rechte an Kundeninhalten
(1) Der Kunde bleibt im Verhältnis der Parteien alleiniger Inhaber aller Rechte an den von ihm eingestellten Inhalten und Daten (Kundeninhalte). Docuply erwirbt an den Kundeninhalten keine Rechte mit Ausnahme der einfachen, auf den Vertragszweck und die Vertragslaufzeit beschränkten Nutzungsrechte, die zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen erforderlich sind, insbesondere zum Speichern, Vervielfältigen, Anzeigen und Übermitteln der Kundeninhalte.
(2) Docuply verwendet Kundeninhalte nicht zum Training, zum Fine-Tuning oder zur Verbesserung von Modellen des maschinellen Lernens oder der künstlichen Intelligenz, weder eigener noch fremder, und verpflichtet eingesetzte Unterauftragsverarbeiter vertraglich entsprechend.
(3) Docuply ist berechtigt, aggregierte und anonymisierte Daten aus der Nutzung der Software zu erzeugen und zum Betrieb, zur Absicherung, zur Analyse und zur Verbesserung der Software zu verwenden, sofern diese Daten weder den Kunden noch betroffene Personen noch vertrauliche Informationen des Kunden identifizieren und eine Re-Identifizierung nicht mit vertretbarem Aufwand möglich ist.
§ 14 Angemessene Nutzung (Fair Use) in der Free-Tier-Version
(1) Die in der Free-Tier-Version bereitgestellten Funktionalitäten dürfen in einem Umfang genutzt werden, der für die eigene Geschäftstätigkeit des Kunden üblich ist. Als üblich gilt eine Nutzung, die dem typischen Bedarf eines Kunden mit bis zu acht Benutzern entspricht.
(2) Nicht von Absatz 1 umfasst ist eine Nutzung, die diesen Umfang erheblich überschreitet oder die automatisiert oder missbräuchlich erfolgt. Hierzu zählen insbesondere maschinelle Massenabfragen, die Weitervermarktung der Leistungen an Dritte sowie die Umgehung der Grenzen nach § 4 Abs. 3 durch das Anlegen mehrerer Kundenkonten.
(3) Vor der Ergreifung von Maßnahmen informiert Docuply den Kunden über eine erhebliche Überschreitung und gibt ihm Gelegenheit, seine Nutzung anzupassen oder in die entgeltliche Version zu wechseln. Bei fortgesetzter Überschreitung ist Docuply berechtigt, die Nutzung zu drosseln, einen Schreibschutz zu aktivieren oder das Kundenkonto zu sperren.
(4) Für die entgeltliche Version gelten die Fair-Use-Regelungen des Service Level Agreements.
§ 15 Datenschutz
(1) Docuply verarbeitet Bestands-, Vertrags- und Abrechnungsdaten sowie Daten zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Missbrauchsprävention als eigener Verantwortlicher nach Maßgabe der Datenschutzerklärung von Docuply.
(2) Der Kunde ist hinsichtlich der von ihm in die Software eingestellten personenbezogenen Daten Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung. Er ist insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, für das Vorliegen einer Rechtsgrundlage und für die Erfüllung der Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen verantwortlich.
(3) Für Kunden der entgeltlichen Version wird der Auftragsverarbeitungsvertrag von Docuply in seiner jeweils gültigen Fassung durch Verweis Bestandteil des Vertrages. Auf Wunsch des Kunden stellt Docuply den Auftragsverarbeitungsvertrag zur Gegenzeichnung bereit.
(4) In der Free-Tier-Version wird der Auftragsverarbeitungsvertrag nicht automatisch einbezogen. Der Kunde darf in der Free-Tier-Version personenbezogene Daten, die über die zur Einrichtung und Verwaltung der Benutzerkonten erforderlichen Daten hinausgehen, erst verarbeiten, nachdem er bei Docuply den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages angefragt und dieser wirksam geschlossen worden ist. Docuply stellt den Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Textform zur Verfügung.
(5) Verstößt der Kunde gegen Absatz 4, ist Docuply berechtigt, das Kundenkonto nach vorheriger Aufforderung zur Abhilfe zu sperren. Der Kunde stellt Docuply insoweit von Ansprüchen Dritter und von Sanktionen frei, die auf dem Verstoß beruhen, es sei denn, der Kunde hat den Verstoß nicht zu vertreten.
§ 16 Vertraulichkeit
(1) Keine Partei ist berechtigt, vertrauliche Informationen der anderen Partei ohne deren ausdrückliche Zustimmung in Textform an Dritte zu übermitteln. Vertraulich sind sämtliche Informationen, gleich ob schriftlich fixiert oder mündlich übermittelt, die ihrer Natur nach als vertraulich oder geheimhaltungsbedürftig gelten oder die die empfangende Partei aufgrund der äußeren Umstände der Übermittlung als vertraulich erkennen muss. Hierunter fallen insbesondere Produktbeschreibungen, Spezifikationen und Preise.
(2) Beide Parteien verwenden vertrauliche Informationen nur für die vertraglich vereinbarten Zwecke und treffen mindestens diejenigen Vorsichtsmaßnahmen, die sie im Hinblick auf eigene vertrauliche Informationen treffen; diese müssen wenigstens angemessen sein, um eine Weitergabe an unbefugte Dritte zu verhindern. Beide Parteien verhindern die unbefugte Weitergabe oder Nutzung vertraulicher Informationen durch ihre Mitarbeiter, Subunternehmer und gesetzlichen Vertreter und informieren einander unverzüglich in Textform über eine missbräuchliche Nutzung.
(3) Von der Verpflichtung nach den Absätzen 1 und 2 ausgenommen sind Informationen, die
(a) der empfangenden Partei bereits vor der Übermittlung und ohne bestehende Geheimhaltungsvereinbarung bekannt waren;
(b) von einem Dritten übermittelt werden, der keiner vergleichbaren Vertraulichkeitsvereinbarung unterliegt;
(c) anderweitig öffentlich bekannt sind;
(d) unabhängig und ohne Nutzung der vertraulichen Informationen entwickelt wurden;
(e) zur Veröffentlichung in Textform freigegeben sind; oder
(f) aufgrund einer gerichtlichen oder behördlichen Verfügung übermittelt werden müssen, vorausgesetzt, die betroffene Partei wird rechtzeitig informiert, um Rechtsschutzmaßnahmen einleiten zu können.
(4) Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt über die Dauer des Vertrages hinaus bis zwölf (12) Monate nach dem wirksamen Beendigungszeitpunkt.
§ 17 Datensicherung, Datenexport und Löschung
(1) Die im Kundenbereich gespeicherten Daten werden täglich gesichert. Die Sicherungen werden für die Dauer von dreißig (30) Tagen vorgehalten und anschließend unwiederbringlich gelöscht.
(2) Die Datensicherung ersetzt weder eine ordnungsgemäße Archivierung der Daten im steuer- oder regulierungsrechtlichen Sinn noch gewährleistet sie die Einhaltung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Der Kunde ist verpflichtet, seine eigenen Aufbewahrungspflichten zu beachten und die erforderlichen Daten rechtzeitig zu exportieren.
(3) Für Kunden der entgeltlichen Version richten sich Datenexport, Löschung und Löschnachweis nach dem Umfang zum Ende der Vertragslaufzeit nach dem Service Level Agreement.
(4) In der Free-Tier-Version besteht kein Anspruch auf eine Bereitstellung der Daten durch Docuply und kein Anspruch auf ein Löschzertifikat. Der Kunde exportiert seine Daten selbst innerhalb von sieben (7) Tagen ab Zugang der Benachrichtigung über die Beendigung. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht; in Sicherungskopien enthaltene Daten werden nach Ablauf des Sicherungszyklus nach Absatz 1 gelöscht. Wird die Free-Tier-Version nach § 4 Abs. 7 insgesamt eingestellt, tritt an die Stelle der Frist von sieben Tagen die Frist von dreißig (30) Tagen.
(5) Löscht der Kunde Daten selbst innerhalb der Software, werden diese nach Maßgabe der in der Software vorgesehenen Funktionen entfernt. Einträge in Audit Trails bleiben unberührt, soweit ihre Löschung die Integrität eines regulierten Datensatzes beeinträchtigen würde.
§ 18 Regulierte Nutzung und GxP
(1) Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, die für ihn geltenden regulatorischen Anforderungen einzuhalten, insbesondere die Anforderungen der guten Praxis (GxP), der Verordnung (EU) Nr. 536/2014, der ICH-Leitlinie E6 sowie, soweit anwendbar, der 21 CFR Parts 11, 50 und 56, und den Einsatz der Software in seiner eigenen Prozesslandschaft zu validieren.
(2) Für Kunden der entgeltlichen Version erbringt Docuply die im Service Level Agreement bezeichneten Compliance- und Qualitätsleistungen.
(3) Die Free-Tier-Version wird ohne validierungsunterstützende Leistungen und ohne die zugehörige Dokumentation bereitgestellt. Ein Einsatz der Free-Tier-Version in einem regulierten oder validierungspflichtigen Produktivbetrieb erfolgt auf alleiniges Risiko des Kunden. Docuply schuldet insoweit keine Unterstützung und haftet nicht für regulatorische Folgen eines solchen Einsatzes; § 19 Abs. 4 bleibt unberührt.
(4) Die Bereitstellung elektronischer Signaturen stellt keine Zusicherung dar, dass der Kunde einen bestimmten regulatorischen Status erreicht. Dieser hängt maßgeblich von der Validierung, der Konfiguration und den Verfahren des Kunden ab.
§ 19 Haftung
(1) Docuply haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.
(2) Im Falle der leicht fahrlässigen Verletzung einer Pflicht, deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet oder deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde vertrauen durfte (Kardinalpflicht), ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, der Höhe nach höchstens auf die vom Kunden in den letzten sechs (6) Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlte Vergütung.
(3) Bei leicht fahrlässiger Verletzung von Nebenpflichten, die keine Kardinalpflichten sind, haftet Docuply nicht.
(4) Für die unentgeltlich bereitgestellte Free-Tier-Version und für die Testphase haftet Docuply abweichend von den Absätzen 2 und 3 nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Die §§ 521 und 599 BGB gelten insoweit entsprechend.
(5) Für die Fälle der anfänglichen Unmöglichkeit haftet Docuply nur, wenn ihr das Leistungshindernis bekannt war oder die Unkenntnis auf grober Fahrlässigkeit beruht, sofern dadurch keine Kardinalpflicht betroffen ist.
(6) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei arglistigem Verschweigen von Mängeln, bei Übernahme einer Garantie oder eines Beschaffungsrisikos, für die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Eine Änderung der Beweislast zum Nachteil des Kunden ist mit den vorstehenden Regelungen nicht verbunden.
(7) Soweit die Haftung von Docuply ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch für die persönliche Haftung ihrer gesetzlichen Vertreter, Angestellten, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen.
(8) Docuply haftet nicht für die vom Kunden eingestellten Inhalte und die daraus resultierenden Schäden gegenüber dem Kunden oder Dritten. Entstehen Schäden durch das Hochladen und anschließende Herunterladen schadhafter Dateien, ist Docuply von der Haftung freigestellt; Docuply nimmt auf die einzelnen Dateien keinen inhaltlichen Einfluss, sondern speichert sie lediglich. Es gilt die widerlegliche Vermutung, dass ein Schaden an einer Datei oder an der Funktionalität der Software insoweit durch die schadhafte Datei des Kunden verursacht worden ist.
(9) Mit Ausnahme von Ansprüchen aus unerlaubter Handlung und von Ansprüchen nach Absatz 6 verjähren Schadensersatzansprüche des Kunden, für die nach diesem Paragraphen die Haftung beschränkt ist, in einem Jahr ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn.
§ 20 Höhere Gewalt
(1) Für Ereignisse höherer Gewalt, die Docuply die vertragliche Leistung wesentlich erschweren, die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages zeitweilig behindern oder unmöglich machen, haftet Docuply nicht. Als höhere Gewalt gelten alle vom Willen und Einfluss der Parteien unabhängigen Umstände wie Naturkatastrophen, Regierungsmaßnahmen, Behördenentscheidungen, Blockaden, Krieg und andere militärische Konflikte, Mobilmachung, innere Unruhen, Terroranschläge, Streik, Aussperrung und andere Arbeitsunruhen, Beschlagnahme, Embargo, Epidemien und Pandemien sowie sonstige Umstände, die unvorhersehbar, schwerwiegend und von den Parteien unverschuldet sind und nach Abschluss des Vertrages eintreten.
(2) Soweit eine Partei durch höhere Gewalt an der Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen gehindert wird, gilt dies nicht als Vertragsverstoß; die im Vertrag oder aufgrund des Vertrages festgelegten Fristen verlängern sich entsprechend der Dauer des Hindernisses angemessen. Gleiches gilt, soweit Docuply auf die Vorleistung Dritter angewiesen ist und sich diese aufgrund höherer Gewalt verzögert. Zeiten höherer Gewalt werden nach § 8 Abs. 3 lit. c nicht auf die Verfügbarkeit angerechnet.
(3) Jede Partei unternimmt alles Erforderliche und Zumutbare, um das Ausmaß der durch die höhere Gewalt hervorgerufenen Folgen zu mindern. Die betroffene Partei zeigt der anderen Partei Beginn und Ende des Hindernisses unverzüglich in Textform an.
(4) Dauert ein Ereignis höherer Gewalt länger als dreißig (30) Tage an, kann jede Partei den Vertrag ohne Haftung und ohne Kosten beenden, wenn ihr ein Festhalten am Vertrag nicht zumutbar ist. Bereits angefallene Kosten und bereits erbrachte Leistungen sind zu vergüten.
§ 21 Änderungsvorbehalte
(1) Docuply ist berechtigt, die Software sowie deren Inhalte und Funktionen jederzeit zu aktualisieren und zu erweitern, um deren Qualitätsstandard laufend zu gewährleisten.
(2) Docuply ist berechtigt, Inhalte und Funktionen angemessen auszutauschen oder zu beschränken, wenn dies für Docuply erforderlich und unter Berücksichtigung der Interessen des Kunden zumutbar ist.
(3) Docuply ist berechtigt, diese AGB zu ändern oder um Regelungen für neu eingeführte Leistungen oder Funktionen zu ergänzen. Die Änderungen werden dem Kunden spätestens vier (4) Wochen vor dem geplanten Inkrafttreten per E-Mail an die von ihm angegebene Adresse angekündigt. Die Zustimmung des Kunden gilt als erteilt, wenn er der Änderung nicht innerhalb von zwei (2) Wochen ab dem auf die Ankündigung folgenden Tag in Textform widerspricht. Docuply weist in der Ankündigung gesondert auf die Möglichkeit des Widerspruchs, die Frist, das Textformerfordernis und die Folgen eines unterbliebenen Widerspruchs hin.
(4) Docuply behält sich vor, die Software zu ändern oder abweichende Funktionalitäten anzubieten, es sei denn, die Änderung ist für den Kunden nicht zumutbar. Geht mit einer geänderten Version oder einer Funktionsänderung eine wesentliche Änderung der durch die Software unterstützten Arbeitsabläufe des Kunden oder eine Beschränkung der Verwendbarkeit bisher erzeugter Daten einher, kündigt Docuply dies spätestens vier (4) Wochen vor Wirksamwerden in Textform an. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von zwei (2) Wochen ab Zugang der Mitteilung in Textform, wird die Änderung Vertragsbestandteil. Auf Frist und Rechtsfolgen weist Docuply in der Ankündigung hin. Weitergehende Ankündigungsfristen des Service Level Agreements bleiben unberührt.
(5) Docuply behält sich darüber hinaus vor, die Software zu ändern oder abweichende Funktionalitäten anzubieten,
(a) soweit dies erforderlich ist, um die Übereinstimmung der Leistungen mit dem anwendbaren Recht herzustellen, insbesondere bei einer Änderung der Rechtslage;
(b) soweit Docuply damit einer an sie gerichteten Gerichts- oder Behördenentscheidung nachkommt;
(c) soweit dies zur Beseitigung von Sicherheitslücken erforderlich ist; oder
(d) soweit dies überwiegend vorteilhaft für den Kunden ist.
(6) Widerspricht der Kunde einer Änderung im Sinne dieses § 21 form- und fristgerecht, wird das Vertragsverhältnis unter den bisherigen Bedingungen fortgesetzt. Docuply behält sich für diesen Fall vor, das Vertragsverhältnis außerordentlich mit einer Frist von einem Monat zu kündigen.
(7) Änderungen der Free-Tier-Version richten sich abweichend von den Absätzen 3 und 4 nach § 4 Abs. 7.
§ 22 Vertragsdokumente und Rangfolge
(1) Vertragsbestandteile sind diese AGB sowie die jeweils gültige Leistungsbeschreibung und Preisliste. Für Kunden der entgeltlichen Version sind zusätzlich das Service Level Agreement und der Auftragsverarbeitungsvertrag Vertragsbestandteil.
(2) Im Falle von Widersprüchen gilt die folgende Rangfolge:
(a) individuelle Vereinbarungen der Parteien in Textform einschließlich der Auftragsbestätigung;
(b) der Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich der darin einbezogenen Standardvertragsklauseln;
(c) das Service Level Agreement;
(d) diese AGB;
(e) Leistungsbeschreibung und Preisliste.
(3) Für die Free-Tier-Version gelten ausschließlich diese AGB sowie die Leistungsbeschreibung, sofern nicht nach § 15 Abs. 4 ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen worden ist.
§ 23 Schlussbestimmungen
(1) Das Vertragsverhältnis unterliegt ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und der Regelungen des internationalen Privatrechts.
(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis ist, soweit rechtlich zulässig, Mannheim als Sitz von Docuply.
(3) Diese AGB werden in deutscher und in englischer Sprache zur Verfügung gestellt. Im Falle von Abweichungen oder Auslegungszweifeln zwischen den beiden Fassungen ist die englische Fassung maßgeblich. Das Service Level Agreement und der Auftragsverarbeitungsvertrag werden in englischer Sprache geschlossen.
(4) Der Kunde kann Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur nach vorheriger Zustimmung von Docuply in Textform auf einen Dritten übertragen. Ausgenommen ist die Übertragung auf mit dem Kunden verbundene Unternehmen im Sinne der §§ 15 ff. AktG; eine solche Übertragung ist Docuply unverzüglich in Textform anzuzeigen.
(5) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Abbedingung des Textformerfordernisses selbst.
(6) Sind einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise nicht Vertragsbestandteil geworden oder unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Soweit Bestimmungen nicht Vertragsbestandteil geworden oder unwirksam sind, richtet sich der Inhalt des Vertrages nach den gesetzlichen Vorschriften.
Stand: 07.08.2026